برای ثبت اردوگاه در سامانه رسمی وزارت آموزش‌وپرورش، باید از مسیرهای الکترونیکی و حضوری ترکیبی استفاده کنید. در برخی استان‌ها، سامانه ثبت اردوگاه به‌صورت آنلاین فعال است. مسیر کلی شامل: ورود به سامانه منطقه یا اداره کل آموزش‌وپرورش استان نشانی دقیق بسته به استان متفاوت است. برخی استان‌ها بخش «مدیریت اردوگاه» یا «سامانه اردوها» دارند. ثبت مشخصات موسس و مکان اردوگاه بارگذاری مدارک (مالکیت، طرح، گواهی بهداشت، نقشه فنی و…) درخواست بازدید حضوری و تأیید کارشناسی صدور مجوز نهایی در صورت تأیید کامل در برخی موارد، مراجعه حضوری به اداره نیز لازم است. پیگیری وضعیت درخواست از طریق پرتال‌های استانی انجام می‌شود.